Anda mungkin menerima lusinan pesan di kotak masuk Outlook setiap hari, dari kantor, situs web, dan berbagai notifikasi, sehingga sulit menemukan pesan penting. Solusinya sederhana: Anda dapat mengatur Outlook agar secara otomatis mengurutkan pesan ke dalam folder yang sesuai tanpa campur tangan Anda. Fitur ini, yang dikenal sebagai "Aturan", memungkinkan Anda memindahkan pesan ke folder tertentu berdasarkan pengirim, alamat, atau bahkan kata kunci. Dalam panduan praktis ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah tepat agar Outlook secara otomatis mengatur email Anda, menghemat waktu dan menjaga kotak masuk Anda tetap teratur.
Kiat cepat
- Anda dapat dengan mudah memfilter email dari pengirim atau perusahaan tertentu ke dalam folder.
- Menggunakan Rules Wizard lebih rumit, tetapi memberi Anda kontrol lebih.
- Saat Anda membuat aturan baru, Anda juga dapat menerapkannya ke semua pesan lama Anda.
Dengan rata-rata pekerja kantoran menerima lebih dari 100 email per hari, mengelola kotak masuk bisa menjadi hal yang merepotkan. Cara yang baik untuk tetap teratur adalah dengan meneruskan pesan masuk secara otomatis ke folder berbeda di Outlook. Anda dapat melakukannya dengan membuat aturan, baik melalui email yang sudah ada maupun menggunakan Panduan Aturan.
Opsi 1: Buat aturan dari email
Ini adalah cara tercepat dan termudah untuk memindahkan email dari kotak masuk ke folder pilihan Anda.
Perlengkapan 1: Klik kanan pada pesan mana pun dari pengirim yang ingin Anda filter.
Perlengkapan 2: Gerakkan penunjuk tetikus ke atas “aturandan pilih "Buat aturan".
Ke langkah 3. Centang kotak di sebelah Dari [nama pengirim]
Langkah 4. centang kotak “Pindahkan item ke folder:” Pilih folder dari jendela pop-up berikutnya.
Langkah 5. Klik "baik".
Ke langkah 6. Outlook akan memberi tahu Anda bahwa aturan telah dibuat dan menanyakan apakah Anda ingin "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini". Centang kotak ini untuk menerapkan aturan ke semua pesan yang cocok di kotak masuk Anda.
Langkah 7. ketuk "baik".
Opsi 2: Gunakan Panduan Aturan (metode lanjutan)
Jika Anda ingin kontrol lebih lanjut atas cara pesan difilter, Anda perlu menggunakan Outlook Rules Wizard. Meskipun metode ini lebih rumit dan memakan waktu, metode ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan dan menyempurnakan lebih banyak tindakan.
Langkah 1. Buka grup “Pindahkan” di tab "Beranda". ketuk "aturanKemudian pilih “Kelola aturan dan peringatan…”
Langkah 2. Di jendela berikutnya, klik “Aturan baru…”
Ke langkah 3. di dalam "Memulai dari awal", Memilih "“Terapkan aturan pada pesan yang saya terima.”
Langkah 4. Klik "selanjutnya".
Langkah 5. Pilih kondisi berbeda yang ingin Anda terapkan (misalnya, dari orang atau grup publik).
Ke langkah 6. Kemudian, klik teks bergaris bawah biru untuk setiap kondisi Anda guna menentukan detail, seperti nama pengirim atau tingkat kepentingannya. Klik "selanjutnya".
Langkah 7. Klik dua kali nama atau grup publik di jendela. "Pidato Al-Qaeda" Lalu klikOKE".
Langkah 8. Klik "selanjutnya".
Ke langkah 9. Menemukan “Pindahkan ke folder yang ditentukan.”
Langkah 10. Di kotak bawah, klik kata bergaris bawah biru "Terpilih" dan pilih folder target untuk email Anda. Klik "Berikutnya".
Langkah 11. Beri nama aturan (misalnya, Hanya dikirim ke saya) lalu centang kotak "Aktifkan aturan ini". Anda juga dapat mengaktifkan "Aktifkan aturan ini sekarang pada pesan di"Kotak Masuk Dengan memilih kotak ini.
Langkah 12. Terakhir, klik “akhir".
Mengatur aturan di Outlook untuk memindahkan pesan secara otomatis menghemat banyak waktu dan membuat pengalaman email Anda lebih lancar. Setelah Anda mengatur aturan ini sekali, Anda akan melihat bagaimana email Anda tetap tertata secara otomatis tanpa perlu usaha ekstra. Baik Anda menggunakan Outlook di desktop maupun web, Anda akan menemukan ide yang sama berlaku dengan mudah. Coba langkah-langkahnya sekarang dan nikmati email yang tertata dan jelas setiap hari.
